IT-Infrastruktur-Projekte sind komplex und oft mit Herausforderungen verbunden. Ob es um die Einführung neuer Server, den Wechsel in die Cloud oder die Aktualisierung von Betriebssystemen geht – die richtige Herangehensweise entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Als erfahrener Projektmanager weiß ich, dass es drei Aufgaben gibt, die bei IT-Projekten besonders wichtig sind. In diesem Beitrag zeige ich dir, worauf es wirklich ankommt.
1. Anforderungsmanagement – Der wichtigste Schritt bei IT-Projekten
Was wird eigentlich gebraucht? Welche Ergebnisse werden erwartet? Diese Fragen bilden die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts.
Warum ist Anforderungsmanagement so entscheidend?
IT-Infrastrukturen führt man niemals als Selbstzweck ein. Egal, ob es um Server, Cloud-Dienste, Netzwerke oder Updates geht – immer steckt ein klarer Business Need dahinter. Genau hier setzt das Anforderungsmanagement an: Es geht darum, die tatsächlichen Anforderungen des Business zu verstehen, sie mit allen Stakeholdern zu besprechen und klar zu dokumentieren. Dies gilt auch für „Update“ Projekte. Auch wenn ich nur von einer Version auf eine neue ein Update durchführe, steht ja nach wie vor hinter dem System ein Business Need. Updates bieten in der Regel auch die Möglichkeit Dinge zu optimieren, verbessern, die Sicherheit zu erhöhen oder neue Funktionen für das Business einzuführen.
Ein häufiger Fehler in IT-Projekten: Anforderungen werden ausschließlich technisch formuliert. Aussagen wie „vier CPUs“, „100mbit“ oder „5ghz Netz“ sind technische Spezifikationen, nicht die eigentlichen Anforderungen. Diese liegen auf der Geschäftsebene, z. B.:
- Hochverfügbarkeit,
- geringe Latenzzeiten
- 24/7-Zugriffsmöglichkeit.
Diese Anforderungen bilden die Basis, um die passenden technischen Lösungen zu entwickeln. Leider werden sie in der Praxis oft nicht sauber aufgenommen – ein Problem, das sich später teuer rächen kann.
Mein Tipp:
- Stakeholder einbinden: Involviere alle relevanten Beteiligten, insbesondere aus dem Business.
- Zeit nehmen: Eine gründliche Anforderungsaufnahme braucht Zeit – das zahlt sich aus.
- Klarheit schaffen: Sorge dafür, dass das gesamte Projektteam die Anforderungen versteht, nicht nur die technischen Spezifikationen.
Wer hier sorgfältig arbeitet, legt den Grundstein dafür, dass die Technik später optimal auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt ist.
2. Planung, Planung, Planung – Der Schlüssel zum Projekterfolg
Ein guter Projektplan ist unverzichtbar – aber er hält nur bis zum nächsten Tag. Warum? Weil Projekte dynamisch sind. Veränderungen sind der Normalfall und müssen aktiv gemanagt werden.
Was macht eine gute Projektplanung aus?
Die Grundlage für jede Planung sind die klar definierten Anforderungen. Doch es reicht nicht, einen Plan am Anfang des Projekts zu erstellen und ihn dann bei Seite zu legen. Planung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden muss.
Wichtig ist auch, alle Beteiligten in die Planung einzubeziehen:
- Die IT-Abteilung für die technischen Einschätzungen,
- externe Dienstleister, die oft essenzielle Beiträge leisten, und
- das Business, dessen Mitarbeit und Zeit ebenso entscheidend sind.
Oft wird vergessen, dass auch das Business Ressourcen einbringen muss – sei es für Tests, die Bereitstellung von Informationen oder die Freigabe von Meilensteinen. Diese Aspekte müssen in die Planung integriert werden, um realistische Zeitpläne zu erstellen.
Mein Tipp:
- Realistisch planen: Pufferzeiten einbauen und die Verfügbarkeit aller Beteiligten berücksichtigen.
- Kontinuierlich pflegen: Die Planung muss regelmäßig aktualisiert werden, um auf Veränderungen reagieren zu können.
- Kritischen Pfad kennen: Der kritische Pfad zeigt, welche Aufgaben entscheidend für den Projekterfolg sind und Priorität haben.
3. Kommunikation – Der Kitt, der alles zusammenhält
Kein Projekt läuft reibungslos ohne eine gute Kommunikation. Egal, wie gut Anforderungen definiert und Pläne erstellt wurden – wenn die Kommunikation im Team stockt, sind Probleme vorprogrammiert.
Warum ist Kommunikation so wichtig?
„Wer spricht, dem kann geholfen werden.“ Dieser Satz eines ehemaligen Mentors begleitet mich seit Jahren – und er trifft den Kern der Sache. Projekte scheitern oft nicht an der Technik, sondern an Missverständnissen oder fehlendem Austausch.
Regelmäßige und offene Kommunikation sorgt dafür, dass:
- Probleme frühzeitig erkannt werden,
- Lösungen gemeinsam erarbeitet werden können, und
- das Team auf dem gleichen Stand bleibt.
Mein Tipp:
- Regelmäßige Meetings: Wöchentliche oder tägliche Updates halten alle Beteiligten informiert.
- Offene Atmosphäre: Ein sicherer Raum, in dem Probleme ehrlich angesprochen werden können, fördert die Zusammenarbeit.
- Klare Agenda: Jedes Meeting sollte ein Ziel haben – damit die Zeit produktiv genutzt wird.
Fazit: So gelingt erfolgreiches IT-Projektmanagement
Die drei zentralen Aufgaben eines Projektmanagers bei IT-Infrastruktur-Projekten sind:
- Anforderungsmanagement: Den Business Need verstehen und klare Anforderungen formulieren.
- Projektplanung: Realistische Zeitpläne erstellen und diese regelmäßig pflegen.
- Kommunikation: Offener und regelmäßiger Austausch mit allen Beteiligten.
Wenn du diese drei Aufgaben konsequent umsetzt, legst du den Grundstein für den Erfolg deines Projekts.
Aber sei gewarnt: Wer eines dieser Themen vernachlässigt, wird Probleme bekommen. Und wer mehr als eines ignoriert, riskiert das Scheitern des gesamten Projekts.
Hast du ähnliche Erfahrungen gemacht? Welche weiteren Faktoren findest du besonders wichtig bei IT-Infrastruktur-Projekten? Teile gerne deine Meinung in den Kommentaren oder schreib mir direkt!
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