Der Unterschied zwischen einem externen Projektmanager und einem Projektmanager in einem Consulting- oder Dienstleistungsunternehmen zeigt sich besonders in der Art und Weise, wie Projekte gestartet und gemanagt werden. Beide verfolgen das gleiche Ziel – Projekte erfolgreich abzuschließen – doch die Herausforderungen und Arbeitsweisen unterscheiden sich deutlich.
Als ich das erste Mal als externer Projektleiter Verantwortung übernahm, fühlte es sich an, als ob nicht nur mein Auftraggeber, sondern auch das Team „fremd“ war. Über 10 Jahre lang war ich für IT-Dienstleister und Beratungshäuser im Projektgeschäft tätig. In dieser Zeit gewann ich Erfahrung in der Leitung von Projekten, bei denen ich von Anfang an involviert war und mein eigenes Team mitbrachte.
Ganz anders gestaltet sich die Situation, wenn man als externer Projektmanager für ein bereits laufendes Projekt hinzugezogen wird. Oft sind diese Projekte bereits in Schieflage oder haben ein Ausmaß erreicht, das die interne Organisation nicht mehr bewältigen kann. In solchen Fällen hat man nur wenige Informationen aus vorherigen Gesprächen und erhält den Status oft aus einer Managementsicht, die nicht immer objektiv oder vollständig ist.
Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg
Die Herausforderung als externer Projektleiter liegt also darin, sich zunächst einen Überblick über das Projekt und die handelnden Personen zu verschaffen. Man muss viele Informationen selbst zusammensuchen und die Qualität des vorhandenen Materials bewerten. Dies kann bei einfachen Dingen wie dem Format von Dokumenten beginnen, betrifft aber oft auch ein grundsätzlich anderes Verständnis von Qualität, Arbeitsergebnissen und technischen Beschreibungen.
Eine klare und strukturierte Kommunikation ist in jedem Projekt der Schlüssel zum Erfolg. Besonders zu Beginn eines Projekts ist es wichtig, einen regelmäßigen Austausch zu pflegen, um Missverständnisse zu vermeiden und sich ein genaues Bild von der Teamdynamik zu machen. Das zwischenmenschliche Miteinander spielt ebenfalls eine große Rolle. Es ist wichtig, offen und empathisch auf das Team zuzugehen, aber auch die nötige Distanz zu wahren, um objektiv Entscheidungen treffen zu können. Besonders in Krisensituationen ist es entscheidend, sich nicht zu früh auf eine Seite zu stellen, sondern alle Sichtweisen zu berücksichtigen und die Fakten zu bewerten.
Die Organisation der Kommunikation innerhalb des Teams kann eine Herausforderung sein. Es ist ratsam, gerade zu Beginn eines Projekts, mindestens zweimal pro Woche Meetings zu halten, auch wenn es nur kurze informelle Updates sind. Diese regelmäßige Kommunikation hilft dabei, die Erwartungen zu klären und Missverständnisse zu vermeiden. Es ist wichtig, einen Mittelweg zu finden zwischen unnötigen Meetings („Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“) und zu wenig Kommunikation, bei der Missverständnisse entstehen („Ich dachte, das war in meiner E-Mail klar“).
Ein weiterer Unterschied zwischen einem externen Projektmanager und einem Projektmanager in einem Dienstleistungsunternehmen liegt im Fokus auf das Budget. Der Dienstleister-Projektmanager arbeitet in der Regel mit einem festgelegten Budget und einem definierten Auftragsvolumen. Dieses muss möglichst effizient eingehalten werden, was die Arbeit stark budgetgetrieben macht. Der externe Projektleiter hingegen konzentriert sich häufig stärker auf den Projekterfolg selbst, auch wenn dies bedeutet, dass mehr Zeit oder Ressourcen erforderlich sind.
Ein gutes Beispiel für diesen Unterschied ist die Renovierung einer Küche: Wenn der Küchenbauer mir ein Angebot über 15.000 € macht, erwarte ich, dass die Küche zu diesem Preis geliefert und eingebaut wird. Sollte ich jedoch zusätzliche Anforderungen wie hochwertige Materialien oder einen schnelleren Einbau wünschen, kann dies den Preis erhöhen. Der externe Projektleiter agiert oft flexibler, was den Einsatz von Ressourcen und das Budget angeht, während der Dienstleister strikter am ursprünglichen Angebot festhält.
Egal ob externer Projektmanager oder Dienstleister-Projektleiter, eines bleibt in beiden Szenarien gleich: Die Einhaltung von KPIs (Qualität, Zeit und Budget) ist entscheidend. In jedem Projekt gilt es, mindestens zwei dieser drei Faktoren gleichzeitig zu gewährleisten. Transparenz und eine klare Übersicht über alle relevanten KPIs sind in jedem Projekt unverzichtbar. Auch wenn der Projektleiter im Dienstleister-Kontext intern noch zusätzliche Berechnungen für Margen oder Projektzeiten aufstellt, bleibt der Fokus auf den wesentlichen Projekt-KPIs.
Fazit: Unterschiede im Fokus, Gemeinsamkeiten im Management
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der größte Unterschied zwischen einem externen Projektmanager und einem Projektmanager im Dienstleistungsunternehmen darin liegt, wie stark das Budget im Vordergrund steht. Während bei Dienstleistern das Budget und der Profit eine entscheidende Rolle spielen, konzentriert sich der externe Projektmanager häufiger auf den Projekterfolg und ist flexibler, was den Einsatz von Ressourcen angeht. Trotz dieser Unterschiede bleibt die Transparenz in der Projektarbeit und die klare Kommunikation mit dem Team in beiden Rollen von zentraler Bedeutung.